יותר ויותר בעלי עסקים שקהל לקוחותיהם רחב והתרחב בעקבות שירותים כגון קידום אתרים, קידום ממומן, out brain, פרסום בטלוויזיה ועוד, עושים שימוש משמעותי במערכות לניהול עסקים, כמו גם במערכות לניהול לקוחות. נדמה כי התפיסה התועלתנית בהחלט משחקת תפקיד משמעותי במרחב העסקי כאשר עם השנים היא הולכת ומתפתחת לכיוונים שונים ומגוונים. יותר ויותר תוכנות מומצאות על בסיס התפיסה התועלתנית כאשר הארגון הולך ונעשה יותר ויותר מוכוון לתהליכים רווחיים ולפיתוח החברה בכיוונים שונים.
באמצעות הטמעת מערכת ERP הארגון יכול להגיע להישגים משמעותיים שלא היו קיימים אפילו בלקסיקון קודם לכן. יחד עם זאת, ישנם לא מעט ארגונים הנתקלים בקשיים ביישום המערכות השונות ובכך פוגעים באופן הפעילות הטבעית של החברה ובתהליכי הפעולה העסקיים. על מנת שלא לפגוע או לעכב את תהליכי הארגון חשוב להטמיע את מערכת ERP לאחר שזו נבחרה בהתאם לצרכי החברה, באופן הדרגתי ומותאם אישית. המאמר הבא מפרט את הטיפים המהותיים ביותר בעת הטמעת מערכת ERP.
בניית תכנית עבודה והקדשת זמן להטמעת התוכנה
רבים מהמנהלים עובדים על פי רעיונות שהם מכירים זה מכבר. הטמעת המערכת הינה רעיון חדש ולא מוכר למנהלים רבים, מה שמביא את הדרגים הגבוהים לא לייחס מספיק חשיבות לתהליכי הטמעת מערכת ERP בארגון. על מנת להבטיח כי הארגון יוכל לעבוד בצורה רווחית ולהגדיל את הרווחים שלו, חשוב לייחס חשיבות ראויה להטמעת התוכנה. כמו כן, חשוב להכין מראש תכנית עבודה מתאימה לצרכי הארגון ולהקדיש את הזמן הראוי לפיקוח ובקרה שלה.
ראייה לטווח הרחוק
רבים ממנהלי הארגונים רואים בתהליך ההטמעה פרק זמן קצר המיועד לאפשר לעובדים להכשיר את פיקוח על הטמעת הפרויקט וזיהוי סיכונים יכולותיהם ולהשתפר בהן בתוך זמן קצר. למעשה, מערכת ERP אינה מערכת אינסטנט הפועלת אוטומטית ויש צורך להשקיע בה זמן. יתרה מכך, המערכת אף מעניקה לעובדי הארגון ולארגון עצמו את האפשרות לתקן דפוסי עבודה לקויים וללמוד אופני עבודה נכונים ובריאים יותר לארגון.
כאמור, הקדשת הזמן להטמעת הפרויקט הינה הכרחית לצורך הצלחה של ההטמעה עצמה. אולם מעבר לכך חשוב להעניק תשומת לב ראויה להגדרת תחומי האחריות השונים בתוכנית, הגדרת לוחות זמנים להטמעת המערכת, זיהוי סיכונים וצווארי בקבוק שעלולים להתרחש ועוד.
הטמעה בקרב כל הדרגים
ארגונים רבים מאמינים כי את הטמעת מערכת ה-ERP יש ליישם רק בקרב העובדים והדרג שעתיד לפעול עם התוכנה. הטעות הנפוצה ביותר המתרחשת במקרים אלו הינה כאשר רק הדרגים הנמוכים בארגון עוברים הדרכה באשר להטמעת התוכנה ואילו הדרגים הגבוהים והמנהלים – נמנעים מהטמעת המערכת. בשלבים מאוחרים מגיעים המנהלים ומחוללים שינויים שמאטים את פעילות הארגון.